La signature électronique : questions / réponses sur son utilisation

  • Conseils
  • 14 Juillet 2020

La signature électronique est l'équivalent de la signature manuscrite pour des documents dématérialisés. Au moment où est écrit cet article (juillet 2020), la signature électronique n'est pas une obligation dans le cadre des marchés publics mais l'acheteur peut l'imposer sur certains marchés.

Quel est l'intérêt de la signature électronique ?

Imprimer un document, le signer manuellement puis le scanner ne confèrent pas à ce document la qualité d'original. Juridiquement, ce document sera considéré comme une copie. Signer électroniquement un document lui permet de garder sa qualité d'original. En effet, en signant électroniquement un document, je lui garantis deux éléments importants.

La première garantie est celle de mon identité. Une signature électronique ne peut pas être copiée ou falsifiée. Le certificat de signature électronique est remis "en main propre" à son titulaire le plus souvent sur une clé USB. A cette occasion, le titulaire doit justifier de son identité et de sa capacité à engager l'entreprise. L'utilisation du certificat de signature électronique est également sécurisée. A chaque signature de document, il est demandé à l'utilisateur de saisir un code PIN.

La signature électronique témoigne aussi de l'intégrité du document. La signature contient l'information de la personne qui a signé le document ainsi que la date et l'heure de signature. De plus, lorsque je signe électroniquement un document, celui-ci ne peut pas être modifié. Le fait de changer quelques chose à un document signé électroniquement entraîne la suppression de la signature de ce document. 

Comment signer électroniquement des documents ?

Pour signer un document électroniquement, il faut disposer d'une clé de signature électronique et d'un outil de signature. Les profils d'acheteur sont équipés d'un outil de signature électronique. Au moment où vous déposez votre pli, la plateforme vous propose de signer les documents. Pour cela, il faut insérer la clé USB contenant le certificat de signature dans le port adéquat et saisir votre code PIN après avoir sélectionné les documents que vous souhaitez signer.

Les principaux logiciels de bureautique et les logiciels permettant de lire des fichiers au format PDF contiennent aussi un outil de signature. Il est possible de signer électroniquement à partir de ces outils. A noter : la signature électronique n'apparaît pas forcément sur un document imprimé.

Comment se procurer une clé de signature électronique ?

Plusieurs prestataires proposent de vous fournir des certificats de signature électroniques conformes. Il vous en coûtera entre 80 € et 300 € par an. Les certificats sont généralement valables de 1 à 3 ans. Comptez de 48h à 3 semaines pour recevoir la clé contenant le certificat de signature électronique (ce qui explique souvent la différence de tarifs d'un prestataire à l'autre).

Par exemple, Certigreffe propose de commander un certificat à partir du site Internet. Le demandeur devra se présenter au greffe du Tribunal de Commerce avec une pièce d'identité pour récupérer la clé et les informations liées à l'utilisation du certificat.


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