Les précautions à prendre avant de répondre à un appel d'offres de façon dématérialisée

  • Conseils
  • 21 Juillet 2020

Quand tout se passe bien, le dépôt d'une réponse à un appel d'offres sur un profil d'acheteur se fait en une dizaine de minutes. Mais voilà, tout ne se passe pas toujours bien.

Dès la lecture des documents de la consultation

Parmi les éléments à rapidement identifiant lors de la lecture des documents de la consultation, vérifiez si l'acheteur exige une signature électronique de votre offre ou pas. Bien qu'elle ne soit pas obligatoire, certains acheteurs peuvent la demander. Et dans ce cas, vous ne pouvez y déroger. Mais, pour commander votre certificat de signature électronique, il faut parfois compter plusieurs semaines. D'où l'intérêt d'identifier rapidement si la signature électronique est obligatoire ou facultative.

De même, faites un tour sur la plateforme de dépôt des offres. Vous pourrez y effectuer gratuitement deux tests :

  • un test des pré-requis techniques : en lançant ce test, vous saurez si votre poste de travail possède la configuration minimale pour pouvoir effectuer le dépôt d'une offre sans encombre,
  • un test de dépôt : tous les profils acheteur propose de vous entraîner à faire un dépôt. Si le fonctionnement global d'un dépôt est le même (identification, sélection des pièces, envoi), les procédures diffèrent légèrement selon les fournisseurs des profils d'acheteur. Raison de plus pour faire un test, s'assurer que l'on maîtrise le fonctionnement et palier à toute éventualité le cas échéant.

Enfin, créez votre compte sur le profil d'acheteur consulté. Gardez précieusement votre mot de passe ainsi que le mail confirmant la création de votre compte. Ces informations seront nécessaires lors du dépôt de votre offre.

Quelques jours avant de déposer

Cela n'arrive pas qu'aux autres !!! N'attendez pas la dernière minute pour déposer votre offre. En effet, si tous les profils d'acheteur possède un service d'assistance, rien ne dit qu'il sera disponible au moment où vous déposer. Prenez une marge de deux jours avant la date limite pour envoyer vos documents. Ainsi, en cas de problèmes dans votre dépôt, vous aurez la possibilité de solliciter l'aide de l'assistance technique plus sereinement. Petite astuce : dès que vous avez une version acceptable de votre offre, déposez-la. Si vous faites des modifications avant la date limite de dépôt, vous pourrez "écraser les éléments de votre premier envoi.

Si vous craignez que les documents envoyés ne puissent pas être lus par l'acheteur, prévoyez l'envoi d'une copie de sauvegarde. Il s'agit d'envoyer sous format physique (CD-Rom, clé USB) les documents de votre dossier de candidature et d'offre. En cas d'impossibilité d'ouvrir les pièces de votre dépôt, l'acheteur se référera aux documents de la copie de sauvegarde. Attention : la copie de sauvegarde doit parvenir à l'acheteur avant la date limite de dépôt indiquée dans les documents de la consultation.

Pêle-mêle, d'autres précautions peuvent être prises pour s'assurer un dépôt de son offre dans les meilleures conditions :

  • classez les documents que vous allez déposer dans deux dossiers distincts ("Candidature" et "Offre")
  • nommez vos fichiers simplement de façon à permettre à l'acheteur de les identifier sans les ouvrir
  • ne mettez pas à jour d'applications ou de logiciels avant ou pendant le dépôt (même pas Java)
  • enregistrez la preuve du dépôt que vous recevez par e-mail et / ou imprimez la preuve de dépôt affichée sur le profil d'acheteur
  • suivez notre masterclass sur la dématérialisation pour poser vos questions complémentaires


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