Répondre à des appels d’offres publics peut rapidement devenir chronophage pour une entreprise, même lorsque celle-ci est déjà très structurée.
Entre les exigences formelles, les attentes spécifiques des acheteurs publics et la rédaction des dossiers, gagner un marché public demande une méthode claire… et du lâcher-prise.
C’est précisément le choix qu’a fait le groupe Publika, en s’appuyant sur un accompagnement externalisé pour sécuriser et optimiser ses réponses aux marchés publics.
Comme l’explique Lionel, représentant du groupe Publika :
« Nous souhaitions avant tout trouver un partenaire sur le long terme, plutôt qu’une simple formation initiale. »
Dans cette étude de cas, découvrez comment Publika a réussi à déposer et remporter ses premiers appels d’offres, tout en réduisant fortement l’implication interne.
Présentation du groupe Publika
Publika est, à l’origine, une agence de communication globale.
« Publika, à la base, c’est une agence de communication qui accompagne ses clients vers la réussite et leur permet de structurer leurs documents de communication et leurs stratégies marketing. »
Au fil des années, le groupe a évolué pour répondre aux besoins croissants de ses clients.
« Petit à petit, les clients sont venus vers nous en nous demandant des outils supplémentaires. »
Cette évolution a donné naissance à plusieurs entités au sein du groupe, couvrant notamment :
- L’accompagnement au dépôt de demandes de subventions
- Le webmarketing (SEO, SEA, réseaux sociaux, emailing)
- La formation professionnelle, fortement développée depuis la période Covid
- La saisie et le traitement de données
« On a travaillé année après année pour consolider ces éléments-là. »
Le contexte : structuré en interne, mais pas pour les appels d’offres
Malgré une organisation solide et de nombreux atouts, Publika ne maîtrisait pas pleinement les codes spécifiques des marchés publics.
Lionel explique clairement le point de blocage :
« On ne connaissait pas ce qui était structuré chez nous par rapport aux attentes structurantes de l’appel d’offres. »
L’entreprise disposait déjà de nombreux éléments de valeur, mais :
- Sans toujours savoir lesquels mettre en avant
- Ni comment les présenter dans un dossier de réponse
« On avait déjà des éléments qu’on n’aurait pas pensé à mettre dans un appel d’offres. »
L’objectif n’était donc pas de repartir de zéro, mais de valoriser l’existant pour gagner des appels d’offres.
L’accompagnement mis en place pour gagner des marchés publics
La collaboration débute après une première prise de contact sur Facebook, avec une volonté claire de construire un partenariat durable.
« On s’est rencontrés sur Facebook… et on cherchait avant tout un partenaire sur le long terme. »
Un accompagnement structurant, sans alourdir le travail interne
Dès le premier dossier, l’approche mise en place permet de cadrer précisément les besoins.
« Tu avais besoin de tel et tel élément qu’on avait déjà, mais sur lesquels on n’aurait pas travaillé à ce niveau-là. »
Résultat :
- Peu de temps mobilisé côté Publika
- Un fort gain en efficacité
« Sur le premier dossier, on a dû travailler entre 10 et 15 heures de notre côté. »
Une délégation complète des réponses aux appels d’offres
L’un des points les plus marquants pour Publika est la capacité à déléguer totalement.
« Le fait de pouvoir lâcher prise, c’est essentiel pour un chef d’entreprise. »
Lionel insiste sur cet aspect clé :
« D’avoir l’impression que le dossier se fait sans avoir besoin de le faire, c’est assez rare. »
Cette confiance s’est rapidement installée.
« On a très vite compris qu’on allait donner les éléments demandés, et que le dossier serait bouclé tout seul. »
Les résultats obtenus : des appels d’offres déposés… et gagnés
Les premiers résultats confirment la pertinence de la méthode.
« Pour l’instant, en quatre dossiers, on a eu une réponse, et cette réponse est positive. »
Un premier appel d’offres remporté, avec de très bonnes perspectives à court terme.
« On espère en gagner au moins deux autres sur les quatre, et il y en a cinq autres à remplir dans les deux prochaines semaines. »
La qualité des dossiers est telle que les retours sont minimes.
« Le premier dossier, je t’ai fait mes retours en moins de dix minutes. Le deuxième, je n’ai rien modifié. »
Gagner des appels d’offres sans y passer ses journées
Pour Publika, l’accompagnement permet aujourd’hui de :
- Répondre à plus d’appels d’offres
- Sans surcharge de travail interne
- Avec un haut niveau de confiance
« Ta force, c’est ta compétence à pouvoir complètement déléguer cette partie-là. »
Un point clé pour toute entreprise souhaitant gagner des marchés publics sans désorganiser son activité principale. Grâce à un accompagnement externalisé, structuré et basé sur la confiance, le groupe Publika a réussi à déposer et remporter ses premiers appels d’offres publics, tout en conservant une charge de travail interne très limitée.
